V modernom konkurenčnom obchodnom svete čelia všetky organizácie novým výzvam, pokiaľ ide o trvalú produktivitu a vytváranie najodhodlanejšej pracovnej sily. Získanie cieľového výstupu v akejkoľvek organizácii závisí väčšinou od konzistentnosti úrovne produktivity zamestnancov.

V dnešnom podnikateľskom prostredí nemôže žiadna organizácia fungovať na najvyššej úrovni produktivity, pokiaľ sa každý z jej zamestnancov nezaväzuje zlepšovať organizačnú úroveň produktivity. To znamená, že zamestnanci prispejú k rastu podniku.

Bohužiaľ, niektorí vlastníci firiem majú tendenciu zlyhávať pri monitorovaní dennej produktivity svojich zamestnancov a výsledkom je skutočnosť, že ich výkon v práci bude mať negatívny vplyv na rast podniku a túto vec nebude možné zistiť a kontrolovať.

Takáto vec by zničila schopnosť podniku dosiahnuť svoje ciele. Ale vďaka technológiám a softvérovým nástrojom na sledovanie produktivity zamestnancov organizácie nemusia čakať na príliš dlhé trvanie programov hodnotenia výkonnosti zamestnancov, aby vedeli, ako sa im darí v práci.

Hlavné dôvody použitia softvéru na monitorovanie zamestnancov

E-maily sú pre spoločnosti primárnym zdrojom porušenia údajov, pretože zamestnanci si musia vymieňať informácie prostredníctvom obchodnej korešpondencie, takže je nevyhnutné zabezpečiť a sledovať údaje, keď sa od nich vyžaduje dodržiavanie zákonov HIPAA, požiadaviek GRAMA a predpisov FINRA.

Na trhu existuje niekoľko jednoduchých riešení na sledovanie e-mailov, ktoré vám pomôžu sledovať e-maily zamestnancov, aby ste sa uistili, že kritické údaje nie sú zámerne alebo neúmyselne zdieľané. Programy sledovania zamestnancov zahŕňajú schopnosti sledovania e-mailov a ďalšie nástroje na monitorovanie ďalších aktivít zamestnancov počas výkonu ich práce.

Ďalším ústredným aspektom softvéru na monitorovanie zamestnancov je schopnosť kontrolovať ich činnosť pri používaní vybavenia spoločnosti, napríklad notebookov a stolových počítačov. Takéto riešenia vám umožnia zistiť, na ktoré webové stránky majú prístup vaši zamestnanci, ktorí sú zamestnancami, ktorí zvyčajne sťahujú súbory, a keď sa pripájajú alebo odstraňujú jednotky USB.

Tieto nástroje vás tiež môžu upozorniť, keď sa vyhľadávajú konkrétne kľúčové slová, ktoré si vyžadujú vašu spoločnosť, a medzi ne patrí hľadanie zamestnania, hľadanie pornografie alebo vyhľadávania súvisiace s konkurenčnými kontaktmi.

Najlepšie nástroje na monitorovanie pracoviska vám ponúknu administratívnu kontrolu, ktorá vám umožní blokovať takéto činnosti a tiež obmedziť prístup k nevhodným alebo nezabezpečeným webovým stránkam. Úspešne môžete použiť nástroje na sledovanie práce zamestnanca a zistiť, čo je zamestnanec v súčasnosti.

Čo by ste mali vziať do úvahy právne a technicky?

Monitorovanie e-mailov zamestnancov sa môže javiť ako porušenie súkromia zamestnancov. Najvyšší súd USA však v roku 2010 rozhodol, že je legitímne, aby organizácie a spoločnosti sledovali činnosť zamestnancov počas ich práce a počas podnikania. 'vybavenie. Patria sem pagery, notebooky, jednotky USB a mobilné zariadenia. Programy na monitorovanie protokolov kľúčov a na zachytávanie hesiel sa môžu použiť, aj keď existuje určitá etická diskusia o predmete ich použitia.

Je dôležité si uvedomiť, že federálna vláda nestanovuje obmedzenia týkajúce sa internetového monitorovania zamestnancov. Na druhej strane existujú niektoré jednotlivé štáty, ktoré dávajú ochranu na prvom mieste.

Stále viac štátov v súčasnosti požaduje od zamestnancov, aby informovali svojich pracovníkov v prípade, že ich spoločnosť monitoruje online aktivity zamestnancov, a to vrátane stlačenia klávesov a e-mailov. Takéto oznámenia môžu byť zverejnené v príručke pre zamestnancov alebo ako e-mailová pripomienka.

Stealth režim verzus transparentný režim

Keď zamestnávatelia tieto monitorovacie nástroje používajú, môžu si zvoliť možnosť ich použitia v utajenom alebo transparentnom režime.

Tajný režim je známy aj ako tichý režim, čo znamená, že zamestnanci nemôžu vidieť skutočnosť, že sa sledujú. Kvalitné monitorovacie nástroje budú zamestnanci nevidené a nezistené.

Transparentný režim sledovania umožní vašim zamestnancom vidieť program sledovania na svojich systémoch. Takýto softvér vyžaduje inštaláciu do každého jednotlivého počítača vrátane administračného portálu. Nebude to také jednoduché ako v utajenom režime, pretože správcovia budú musieť skontrolovať každú jednotlivú správu z každého systému, aby videli, ako sa zamestnanci správajú.

Ako fungujú monitorovacie nástroje?

Nástroje na sledovanie zamestnancov musia byť nainštalované na viacerých systémoch vrátane centrálnej stanice pre prípad, že by ich zamestnávatelia nechceli zistiť používateľmi. Aby tento typ nástroja fungoval správne, musíte najprv vypnúť bránu firewall a po dokončení procesu inštalácie sa znova zapne.

Na druhej strane je prakticky nemožné, aby program pracoval bez ďalších opráv a programovania, aby softvér na monitorovanie PC mohol obísť program. Tým sa prepichne otvor v bezpečnostnom systéme a sieť sa stane zraniteľnou voči všetkým druhom škodlivého softvéru, vírusov, spywaru a podobne.

Dávajte si pozor na skryté vírusy

Mali by ste si byť vedomí skutočnosti, že existuje veľa nástrojov na dohľad nad zamestnancami, ktoré sú v skrytom stave vírusy, a hoci vám môžu poskytnúť schopnosť zapisovania kľúčov a zachytávania hesla, zhromaždia tiež údaje za scénami a predajú ich, aby porušili bezpečnosť organizácie. Väčšina nástrojov na monitorovanie činnosti zamestnancov môže obísť bránu firewall, ale stále je možné, že niektoré hrozby prechádzajú nezistenými.

Nasadenie softvéru: Cloud a na mieste

Ďalším dôležitým aspektom, ktorý je potrebné zvážiť, je spôsob implementácie softvéru. Najčastejšie používanou možnosťou je miestna prevádzka a väčšina nástrojov ju ponúka. To vám umožní hostiť program a údaje, ktoré zbiera na vašom vlastnom serveri. Toto riešenie vyžaduje trochu viac znalostí v oblasti IT a nastavenie môže trvať dlhšie. Cloudové riešenia sú na druhej strane jednoduchšie spravovateľné a môžu byť nastavené rýchlejšie ako lokálne nasadenie.

Riešenia, ktoré vyhovujú vašim potrebám

Rodičovský softvér a monitorovací softvér sú dve riešenia, ktoré monitorujú používanie osobného počítača. Sú nainštalované a používané na jednom počítači a nepredstavujú rovnaké hrozby ako nástroje na sledovanie e-mailov, napríklad, že sme už povedali prácu okolo firewallov.

Monitorovací softvér a rodičovský softvér prichádzajú s ďalšími možnosťami, ktoré sú navrhnuté tak, aby zabránili počítačovým útokom, spolu s nástrojmi na monitorovanie detí a manželov, keď sú online.

Existuje veľa firiem, ktoré tiež hľadajú e-mailový softvér a aplikácie, ktoré monitorujú prichádzajúce a prichádzajúce správy na spyware, vírusy a trójske kone.

K dispozícii je tiež softvér na šifrovanie e-mailov, ktorý môže chrániť osobné údaje a dôležité informácie pri ich prenose na tretie strany. Takéto nástroje zabezpečia, aby k citlivým údajom mali prístup a používali ich iba osoby, ktoré tieto informácie skutočne potrebujú, a zároveň ich udržiavali čo najbezpečnejšie.

Tu je päť najlepších tipov na sledovanie činnosti zamestnancov:

Teramind

Teramind poskytuje softvér, ktorý zefektívňuje proces zhromažďovania správania používateľov na PC s cieľom identifikovať podozrivú aktivitu, monitorovať efektívnosť a účinnosť, zisťovať možné hrozby a zabezpečiť súlad s požiadavkami odvetvia. Poslaním spoločnosti Teramind je znižovať bezpečnostné incidenty poskytovaním prístupu k činnostiam používateľov v reálnom čase poskytovaním varovaní, upozornení, presmerovaní a blokovaní používateľov, aby sa podniky a organizácie udržali čo najbezpečnejšie a najúčinnejšie.

Tento softvér je dodávaný s možnosťou nasadenia na mieste aj v cloude, aby vyhovoval požiadavkám ktorejkoľvek organizácie.

Teramind dokáže pomocou analýzy trendov v ich správaní úspešne identifikovať, ktorí používatelia sú pre vaše podnikanie najrizikovejší. Môžete skontrolovať, ktoré konkrétne pravidlá porušili, a potom ich vzdelávať, aby ste zabránili budúcim incidentom.

Pomocou tohto nástroja môžete tiež písať pravidlá, ktoré reagujú na akúkoľvek pozorovateľnú aktivitu používateľa, ako napríklad blokovanie odosielania e-mailov alebo upozornenie pri tlači konkrétneho dokumentu. Máte tiež možnosť zaznamenávať a zaznamenávať všetku aktivitu a prehrá ju ako video a analyzuje metadáta relácie.

Ak chcete začať so softvérom, musíte vykonať tieto kroky:

• Zaregistrujte sa zadarmo na monitorovací softvér zamestnancov spoločnosti Teramind Basic Cloud.
• Nainštalujte monitorovacích agentov do počítačov, ktoré chcete monitorovať, a rozhodnite sa o možnostiach úplného alebo čiastočného riadenia.
• Musíte prispôsobiť každé nastavenie výstrahy a monitorovania, aby ste prispôsobili platformu vašim potrebám.
• Môžete pristupovať ku všetkým funkciám z platformy softvéru pre jedinečné monitorovacie funkcie, ktoré zvyšujú bezpečnosť aj produktivitu.

HipChat

HipChat funguje celkom dobre ako doplnkový nástroj pre platformy v štýle WorkZone. Jedná sa o nástroj na správu času, ktorý je v podstate instant messenger, ktorý je určený pre pracoviská. Budete ho môcť použiť na vytvorenie pretrvávajúcich chatovacích miestností alebo na komunikáciu 1-na-1.

Jednou z jej najužitočnejších funkcií je úplná história rozhovorov a teraz zamestnanci, ktorí zmeškali stretnutie na webe HipChat, už nebudú musieť prerušiť niekoho iného, ​​aby ho dohonili, budú ho musieť znova prehodnotiť a rýchlo si ho prezrieť.

Tento softvér na sledovanie času je dôležitým nástrojom na kontrolu denného výkonu práce zamestnancov a môže sa ukázať ako príležitosť zistiť, ktoré stratégie vedú k najväčšej produktivite.

WorkiQ

WorkiQ je nástroj, ktorý sleduje počítačové správanie zamestnancov a poskytuje správy o ich čase strávenom v neproduktívnych a produktívnych aplikáciách. Prístrojová doska poskytuje prehľadné vizuálne prvky, ktoré vám povedia, ktorí zamestnanci sa aktívne zapájajú do svojej práce a ktorí sú neustále vyrušovaní.

Tento nástroj vám ponúka možnosť kategorizovať všetky druhy aktivít, sledovať procesy vo všetkých aplikáciách a porovnávať, ako rôzni používatelia spracúvajú podobné pracovné jednotky. Riadiace panely poskytnú nasledujúce výhody:

• Identifikácia neproduktívneho správania v čase výskytu
• Spozorovanie a odmeňovanie produktívneho správania
• Porovnanie skutočnej produktivity zamestnancov vrátane mixu a zložitosti práce, ktorú zamestnanci zvládajú
• Správa vzdialených pracovníkov
• Identifikácia špičkových výkonných pracovníkov, aby bolo možné v priebehu času replikovať ich procesy
• Zlepšenie distribúcie práce prostredníctvom identifikácie nedostatočne využívaných zručností alebo prepracovaných zamestnancov

DeskTime

DeskTime je jednoduchá a bezpečná aplikácia na sledovanie času, ktorá vám umožňuje zvýšiť efektivitu a produktivitu vašej spoločnosti. Pomocou tohto nástroja môžete ľahšie sledovať dennú aktivitu, práceneschopnosť, prácu nadčas a dovolenky svojich zamestnancov. Budete mať jasný prehľad o pracovnom postupe svojho tímu. Pomocou aplikácie DeskTime môžete sledovať aplikácie, adresy URL a tiež čas v režime offline a tiež získať prístup k podrobným údajom o spôsobe, akým vaši zamestnanci používajú aplikácie a webové stránky, ao tom, čo robia, keď nie sú online.

Tento nástroj ponúka vaše automatické snímky obrazovky a sledovače miery aktivity, čo vám umožní sledovať čas strávený na jednotlivých projektoch. DeskTime poskytuje hĺbkové informácie a výkazy na fakturáciu. Môžete ich použiť na jednoduché prispôsobenie, sťahovanie a odosielanie výkazov CSV, aby svojim klientom poskytli najpresnejšie informácie o množstve práce a času strávenom na všetkých projektoch vyvinutých podnikaním., Môžete dohliadať na miestne a vzdialené tímy z mobilného telefónu aj z počítača a týmto spôsobom môžete ušetriť čas prehliadaním správ o výkonnosti svojej firmy, keď ste na cestách. Tím technickej podpory nástroja je k dispozícii prostredníctvom chatu, hlasovej schránky a tiež e-mailom. Tím spoločnosti DeskTime dodržiava priemyselné bezpečnostné normy, aby zabezpečil osobné informácie, ktoré im boli poskytnuté.

Asan

Asana je nástroj, ktorý ponúka úlohy, projekty, dashboardy a konverzácie, aby tímom umožnil efektívnejšie presúvať prácu od začiatku do konca. Môžete ho použiť na zobrazenie pokroku v ktoromkoľvek projekte bez naplánovania schôdzky stavu alebo bez nutnosti odosielania e-mailov. Pomocou tohto nástroja budete môcť pomocou vlastných polí sledovať všetko, čo je pre vás veľmi dôležité, či už ide o chyby, uchádzačov o zamestnanie alebo potenciálnych zákazníkov.

Svoje úlohy môžete usporiadať do zdieľaných zoznamov alebo správnych rád pre všetky vaše stretnutia, programy a iniciatívy. Sekcie a stĺpce vám umožnia prispôsobiť Asanu tak, aby sa zhodovala s vašimi pracovnými postupmi a aby sa do všetkých vašich projektov pridala štruktúra.

Budete môcť rozdeliť prácu na menšie časti alebo rozdeliť prácu medzi viacero projektov. Keď sa z jednej úlohy stane veľká a dôležitá iniciatíva, budete ju môcť rýchlo zmeniť na projekt.

Správanie zamestnancov je nepredvídateľné a pomocou týchto skvelých nástrojov budete môcť zvýšiť svoju efektivitu práce a celkovú produktivitu svojho podnikania. Prezrite si všetky z nich a vyberte si svoj obľúbený podľa svojich potrieb. Zaručujeme vysokú kvalitu všetkých nástrojov, o ktorých sme diskutovali vyššie, na sledovanie činnosti vašich zamestnancov v práci.