Hľadáte jednoduchý, ale jednoduchý spôsob spolupráce a zdieľania úloh so svojím tímom? Aplikácia Microsoft Planner vám pomôže robiť len to a ďalšie.

Od svojho zavedenia pomáha aplikácia Microsoft Planner rôznym tímom na celom svete tým, že im pomáha vytvárať nové plány, organizovať a prideľovať rôzne úlohy, zdieľať dokumenty, diskutovať prostredníctvom rozhovoru o tom, na čom každá osoba v súčasnosti pracuje, a získať informácie o pokroku pri každej úlohe.

Jednoducho povedané, aplikácia poskytuje vizuálny spôsob, ako organizovať tímovú prácu, a zostať informovaný o priebehu rôznych úloh.

Aplikácia je vytvorená pre Office 365, ale je k dispozícii iba pre používateľov, ktorí majú predplatné programov Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium a Education.

To znamená, že nie je k dispozícii na vládne predplatné ani na osobné použitie.

Niektoré z úloh, ktoré môžete splniť pomocou aplikácie Microsoft Planner, sú:

• Spolupráca s vaším tímom
• Pripojte súbory, fotografie, dokumenty alebo odkazy
• Pridajte k úlohám kontrolné zoznamy
• Pridajte k úlohám komentáre
• Označte úlohy štítkami
• Nastavte a aktualizujte postup úloh
• Nastavte alebo pridajte ukážku úloh
• Pozrite si priebeh vašich plánov
• Zobraziť všetky úlohy a plány
• Dostávať e-maily o úlohách a plánoch
• Odstráňte úlohy alebo plány
• Sledujte pokrok odkiaľkoľvek a na akomkoľvek zariadení

Ako vytvoriť plán v aplikácii Microsoft Planner

Program Microsoft Planner vám umožňuje vytvoriť plán, organizovať a budovať tím, zadávať úlohy a získavať aktualizácie pokroku.

Používatelia, ktorí sú novým programom Microsoft Planner, môžu začať návštevou webových stránok task.office.com, vytvorením plánov vo webovej aplikácii a následným zobrazením a aktualizáciou svojich plánov na mobilných zariadeniach. Existujúci používatelia môžu získať Plánovač prostredníctvom webu alebo mobilných platforiem.

Ak chcete začať, postupujte podľa nasledujúcich jednoduchých krokov:

1. Prihlásiť sa
2. Vytvorte plán
3. Pridajte úlohu
4. Nastavte dátum svojej úlohy
5. Kategorizujte svoje úlohy
6. Pridajte ľudí z vášho tímu
7. Priradenie úloh rôznym členom tímu
8. Sledujte pokrok

Krok 1: Prihláste sa

Ako už bolo spomenuté, program Microsoft Planner je k dispozícii iba pre predplatné na prácu alebo do školy, takže na prihlásenie je potrebné prihlasovacie údaje do práce alebo do školského účtu.

Je dôležité si uvedomiť, že na používanie aplikácie nepotrebujete žiadne inštalácie softvéru do počítača alebo iného zariadenia. Jednoducho sa k nemu pripojíte pomocou webového prehľadávača.

Po prihlásení môžete vykonať nasledujúce akcie:

• Pristúpte na svoju pracovnú alebo školskú stránku Plánovača
• Zobraziť, upravovať a vytvárať plány
• Zobraziť, upravovať a vytvárať úlohy
• Chat s členmi tímu
• Sledujte pokrok v plánoch a úlohách

Postup prihlásenia do programu Microsoft Planner:

1. Otvorte webový prehľadávač
2. Na paneli s adresou zadajte adresu http://office.com/signin alebo
3. Stlačte kláves Enter na klávesnici
4. Vyberte účet, pomocou ktorého sa chcete prihlásiť
5. Zadajte svoju e-mailovú adresu a heslo pre účet, ktorý ste si vybrali
6. Prihlásiť sa

Poznámka: Ak ste sa už prihlásili alebo máte prostredie Office 365 pre svoje pracovisko, môžete sa pripojiť priamo k programu Microsoft Planner pomocou spúšťača aplikácií.

Vykonajte tieto kroky:

1. V okne prehľadávača vyberte spúšťač aplikácií
2. Vyberte dlaždicu Plánovač na domovskej stránke alebo na paneli aplikácií
3. Pripojte sa k Plánovači

Vytvorenie účtu pomocou programu Microsoft Planner

Aby ste sa mohli prihlásiť, vaša pracovná alebo školská inštitúcia sa musí zaregistrovať do oprávneného plánu Office 365, potom vám váš správca poskytne účet.

Ak sa napriek tomu nemôžete prihlásiť, obráťte sa na pracovnú alebo školskú pomoc.

Krok 2: Vytvorte plán

Po prihlásení do programu Microsoft Planner môžete pristupovať na web a zobraziť tak plány dostupné pre každú z vašich skupín Office 365.

Existujú dva rôzne typy plánov: verejné a súkromné.

Verejné plány sú viditeľné pre každého vo vašej pracovnej alebo školskej organizácii, čo znamená, že prichádzajú vždy, keď niekto v organizácii hľadá plán, zatiaľ čo súkromné ​​plány sú viditeľné pre konkrétnych ľudí pridaných do plánu.

Poznámka: Ak svoj plán zverejníte alebo súkromne, vaša skupina Office 365 bude tiež verejná alebo súkromná.

Ak chcete vytvoriť plán, postupujte takto:

1. Vyberte plán tak, že prejdete na položku Obľúbené plány alebo Všetky plány (nový plán môžete tiež spustiť výberom položky Nový plán)
2. Ak vyberiete Nový plán, pomenujte svoj plán

   

3. Vyberte, kto uvidí váš plán
4. Vyberte Možnosti, ak chcete:

• pridaj popis
• Rozhodnite sa, či sa noví členovia automaticky prihlásia na odber upozornení

1. Vytvorte plán

Poznámka: Vytvorením nového plánu sa vytvorí aj nová skupina Office 365. Uľahčuje to spoluprácu medzi programami Microsoft Planner a ďalšími aplikáciami, ako sú Outlook, a OneDrive.

Po vytvorení plánu je ďalším krokom pridanie úloh.

Krok 3: Pridajte úlohy, nastavte dátumy a kategorizujte

Takže ste sa úspešne prihlásili, vytvorili ste plán a teraz chcete do svojho plánu pridať úlohy.

Pridávanie úloh jednoducho rozoberá to, čo je potrebné urobiť a kým.

Postup pridania úloh do plánu:

1. Do poľa Úlohy zadajte názov úlohy
2. Vyberte možnosť Pridať úlohu (môžete pridať niekoľko úloh zadaním názvu úlohy, potom stlačte kláves Enter a pokračujte v písaní, aby ste pridali ďalšie. Ak nevidíte pole Úlohy, kliknutím na znamienko + plus sa pole zobrazí, potom pridajte úlohu

K svojim úlohám môžete pridať ďalšie podrobnosti a určiť vzhľad na tabuli.

Program Microsoft Planner vám umožňuje s úlohami, ktoré vytvárate, robiť nasledovné:

• Pre každú úlohu nastavte ukážku. Ak to chcete urobiť, pripojte k úlohe súbor, fotografiu alebo odkaz alebo pridajte kontrolný zoznam.

Prvá fotografia, súbor alebo odkaz, ktorý pripojíte, sa stane ukážkou. Ak chcete ako ukážku použiť inú prílohu alebo namiesto toho použiť popis, vyberte úlohu a potom vyberte Zobraziť na karte. Ak chcete ukážku odstrániť, zrušte začiarknutie políčka Zobraziť na karte.

• Pridajte začiatok úlohy a dátum splatnosti. Ak to chcete urobiť, vyberte úlohu, potom pridajte počiatočný dátum a dátum splatnosti.

Dátumy môžete pridať aj vždy, keď vytvoríte novú úlohu výberom možnosti Nastaviť dátum.

Ak zistíte, že je dátum červený, znamená to, že úloha je oneskorená, aj keď stále prebieha.

• Označte úlohy štítkami. Štítky vám pomôžu rýchlo nájsť vlastnosti zdieľané rôznymi úlohami, ako sú umiestnenie, načasovanie a požiadavky na úlohy.

Ak chcete k svojim úlohám pridať štítky, prejdite na tabuľu, vyberte úlohu, vyberte farebné políčka napravo a potom vyberte vlajku, ktorú použijete, a pomenujte ju.

Krok 4: Pridajte ľudí do svojho tímu

Ak chcete do svojho tímu pridať ľudí, postupujte takto:

• Choďte do Plánovača
• Vyberte Členovia
• Zadajte meno člena, ktorého chcete pridať

Poznámka: momentálne môžete do svojej organizácie pridávať iba ľudí. Vo vývoji sa však plánuje umožniť používateľom pridávať ľudí mimo svojich organizácií. Viac funkcií, ktoré sa momentálne vyvíjajú, si môžete zobraziť v cestovnej mape Office 365.

Keď pridáte ľudí, môžete im priradiť úlohy.

Ak potrebujete niekoho zo zoznamu odstrániť alebo ho už nepotrebujete vo svojom pláne, postupujte takto:

1. Vyberte šípku vedľa položky Členovia plánu
2. Nasmerujte osobu, ktorú chcete odstrániť
3. Vyberte tri bodky
4. Vyberte možnosť Odstrániť

Krok 5: Sledujte pokrok

• Nastaviť a aktualizovať priebeh úlohy. Aplikácia Microsoft Planner kategorizuje úlohy na nespustené, prebiehajúce a dokončené.

Pokrok môžete aktualizovať výberom úlohy a potom pomocou rozbaľovacej ponuky Pokrok. Pomocou kontrolného zoznamu môžete sledovať postup prác. Ak však hľadáte širší plán alebo si chcete zobraziť celkový priebeh úloh, poskytne vám to zobrazenie grafov. Po dokončení úlohy ju označte ako dokončenú odkazom na ňu a začiarknutím políčka začiarknite políčko.

Poznámka: Dokončené úlohy môžete zobraziť posúvaním v zozname úloh a výberom možnosti Zobraziť dokončené.

Po nastavení úloh ich môžete usporiadať do vedier a pridať tie, s ktorými budete počas práce spolupracovať.

Ako získať e-mailové upozornenia na úlohy

Niekedy chcete sledovať svoje úlohy na cestách, a to je možné prostredníctvom e-mailových upozornení v aplikácii Microsoft Planner.

E-mailové upozornenia sa aktivujú, keď vytvoríte plán, keď ste pridaní ako člen existujúceho plánu, ak iný člen komentuje úlohu, ktorú ste okomentovali, ak vlastník plánu zapne upozornenie na aktivitu úlohy alebo ak ste prihlásený na odber plan.

Vlastníci programu môžu tiež posielať oznámenia prostredníctvom aplikácie, do informačného kanála plánu, kedykoľvek je úloha priradená alebo označená ako dokončená.

Upozornenia sú predvolene vypnuté, aby ste ich mohli prijímať, musíte ich zapnúť.

Ak chcete dostávať e-mailové upozornenia, postupujte takto:

• Vyberte tri bodky napravo od plánu
• Vyberte možnosť Upraviť plán

  

• Vyberte možnosť Poslať oznámenia o priradení úlohy a dokončení úlohy do informačného kanála konverzácie
• Začiarknutím políčka zapnete upozornenia (ak chcete upozornenia vypnúť, zrušte začiarknutie rovnakého políčka).

Ak sa chcete prihlásiť na odber plánu, vyberte tri bodky napravo od plánu a potom v priečinku Doručená pošta vyberte možnosť Sledovať plán. Rovnakým spôsobom zrušte odber, ale v doručenej pošte vyberte možnosť Zastaviť nasledujúci plán.

Výhody a nevýhody aplikácie Microsoft Planner

Pros

• Usporiadajte tímovú prácu a urobte viac
• Jednoduché použitie, pretože ho môžete spustiť jedným kliknutím
• Usporiadajte prácu vizuálne
• Viditeľnosť a transparentnosť
• Bezproblémová spolupráca s vaším tímom
• E-mailové upozornenia na úlohy a plány
• Pracujte na všetkých svojich zariadeniach
• Dostupné kanály na odosielanie spätnej väzby v prípade problémov s aplikáciou

Zápory

• Nie je k dispozícii na osobné alebo vládne použitie
• Aplikácia nie je úplne vyvinutá ako iné aplikácie pre tímovú spoluprácu, ako je Asana, pretože niektoré funkcie sa stále vyvíjajú

Stiahnite si aplikáciu Planner z Microsoft Office Store.

Podeľte sa s nami o svoje skúsenosti s používaním aplikácie Microsoft Planner v časti Poznámky nižšie.