Recepcia je tvárou a hlasom akejkoľvek organizácie. Automatizovaný recepčný softvér zjednodušuje celý proces správy návštevníkov. Či už je to zákazník, kandidát alebo klient pre nich, recepčná je prvým kontaktným bodom s organizáciou. To je celý dôvod, prečo sú rovnako dôležité pre spoločnosť, ako je HR alebo marketingové oddelenie.

Preto je recepčný zodpovedný za príjemný zážitok od chvíle, keď zákazník zavolá alebo vstúpi do organizácie. Riadenie komunikácie tvárou v tvár, online a počas hovorov môže byť zároveň stresujúce.

Rôzne kancelárske povinnosti, ako je volanie klientov, fakturácia, plánovanie schôdzok, atď., Môžu pridať k ich už tak náročnej práci. To je, keď sa automatizovaný recepčný softvér zachráni.

Tu je rýchly zoznam niektorých popredných softvérových systémov pre správu front office pre zvýšenie efektívnosti v roku 2019.

Aké sú najlepšie automatizované recepčné nástroje pre PC?

Vonage Business Solutions

Aplikácia Vonage Business Solutions, dostupná ako aplikácie a súbory na stiahnutie, pomáha zlepšovať obchodnú komunikáciu. Tento automatizovaný recepčný softvér typu cloud sa bez námahy kombinuje s webovými prehliadačmi, smartfónmi a obchodnými produktmi.

Obchodné telefónne systémy Vonage sú ideálne pre stredne veľké firmy, ktoré jemne doladia svoj telefónny systém VoIP so zariadeniami, ktoré pracujú na internete.

Podnikom tiež pomáha pri pripojení cez telefón, prostredníctvom textových správ alebo prostredníctvom videokonferencie, čo recepčným ušetrí veľa času.

Medzi jeho hlavné funkcie patrí oznamovanie hovorov, nerušenie možnosti alebo sledovanie možnosti pripojenia rôznych zariadení na jednej pobočke. Správcovia účtov môžu spravovať hovory prostredníctvom správcovského portálu a vyhodnocovať záznamy hovorov, meniť viditeľnosť na hlavnom paneli a ďalšie.

Môžu tiež vidieť fakturačné údaje a opraviť obmedzenia telefonického pripojenia na portáli. Okrem riešení pre stolné počítače si používatelia môžu tiež stiahnuť svoju mobilnú aplikáciu pre ľahký prístup. Môže byť tiež synchronizovaný s Google, Outlook alebo CRM.

Cena: začína od 19, 99 dolárov.

• PREČÍTAJTE SI TAK: 5 najlepších softvérových programov s voľným časom, aby boli vaši zamestnanci spokojní

GoCanvas

Zadávanie údajov a správa kontaktov sú jedným z rozhodujúcich aspektov personálu na recepcii. GoCanvas je jedným z najlepších softvérov pre správu front office, ktorý pomáha používateľom dokončiť prácu za pár minút.

Dodáva sa s výkonnými funkciami pre organizácie, ktoré používateľom pomáhajú vytvárať a vyplňovať neobmedzené formuláre. Ako bonus môžu používatelia ukladať aj neobmedzené množstvo údajov.

Ponúka nástroj drag and drop, ktorý umožňuje používateľom vytvárať svoje vlastné mobilné aplikácie bez kódovania alebo programovania. To tiež umožňuje používateľom snímať obrázky na kontrolu nástrojov alebo sledovanie nosorožcov jediným kliknutím.

Okrem toho môže pomôcť potvrdiť predajnú objednávku jednoduchým získaním podpisu na vašom smartfóne.

Canvas tiež pomáha s výpočtami správne odhadnúť cenu objednávky. Čo je viac? Informuje používateľov o zariadení alebo umiestnení členov tímu pomocou sledovania GPS.

Skenovanie čiarových kódov jedným kliknutím, plynulá asimilácia mobilných platieb a nahrávanie zákazníckej databázy v iných aplikáciách sú niektoré z ďalších významných funkcií.

Cena: bezplatná skúšobná verzia; verzia na podnikovej úrovni sa začína od 45 dolárov.

PREČÍTAJTE SI TAK: 5 palubného softvéru na privítanie nových zamestnancov v roku 2019

Zdravím digitálny recepčný

Greetly Digital Receptionist je aplikácia pre odbavenie návštevníkov, ktorá pomáha používateľom dosiahnuť viac práce. Správa je kritickou a komplexnou súčasťou každej organizácie a Greetly zjednodušuje pracovný tok automatizáciou.

Od správy recepcie po opravu stretnutí alebo cestovného poriadku, tento softvér pomáha zjednodušiť všetky úlohy a šetriť čas.

Tento softvér na správu front office má v úmysle ušetriť peniaze a zvýšiť efektívnosť a zároveň ponúka vysokú mieru prispôsobenia. Funguje na dennom protokole návštevníka a je vždy k dispozícii pre väčšie pohodlie.

Okrem toho odosiela okamžité upozornenia prostredníctvom hlasovej správy, e-mailu, textovej správy alebo pomocou protokolu Slack.

Cena: K dispozícii je 14-dňová bezplatná skúšobná verzia; začína od $ 99 / mesiac.

• PREČÍTAJTE SI TÚŽ: 4 najlepší softvér na plánovanie zamestnancov v reštaurácii na rok 2019

Jive Voice

Hlas Jive je ďalší cloudový a integrovaný automatizovaný záznam

Tento recepčný softvér je vhodný pre rôzne spoločnosti všetkých veľkostí. Od hlasových schránok po virtuálny recepčný softvér ponúka celý rad hostených balíkov VoIP. Tento systém dochádzky riadi a aktualizuje telefónny systém v reálnom čase. Môže to urobiť zo zariadenia podporovaného internetom pomocou webovej stránky Jive.

Editor vizuálnej voľby vytáčania pomocou aplikácie pomáha telefónnemu systému nastaviť úžasným spôsobom. Pomáha vytvárať vopred naplánované plány pomocou vlastného plánu vytáčania, ktorý sa automaticky aktivuje po odchode používateľa. Používatelia môžu tiež pridať vlastné pozdravy a zároveň im pomôcť pridať rozvrh na celý deň naraz.

Jednou z jeho ďalších hlavných funkcií je Find Me / Follow Me, ktorá používateľom umožňuje presmerovať prichádzajúce hovory na niekoľko telefónov v určitom usporiadaní. To pomáha jednotlivým používateľom vybudovať exkluzívny tok hovorov pri prechode na ich rozšírenie.

Cena: začína od 19, 95 dolárov.

• PREČÍTAJTE SI TAK: 5 automatizovaného CRM softvéru, ktorý by mal používať každý podnik

HootSuite

Správa recepcie nie je len o účasti na hovoroch alebo o správe návštevníkov. Ide však aj o nájdenie a vytvorenie zákazníckej databázy a jeden z najlepších spôsobov, ako to urobiť dnes, je prostredníctvom sociálnych médií.

Hootsuite je nepochybne jedným z popredných softvérov, ktorý pomáha používateľom spravovať svoje sociálne médiá na jednom mieste. Takto sa zdvojnásobil ako konkurenčný softvér na správu front office, ktorý pomáha recepčným získať kontrolu nad sociálnymi médiami.

Tento softvér je navrhnutý tak, aby šetril čas tým, že používateľom pomáha naplánovať svoje sociálne príspevky. Pomáha im neustále zostať aktívnymi na platformách sociálnych médií automatickým plánovaním niekoľkých príspevkov na všetkých sociálnych účtoch naraz.

Udržuje tiež používateľov v aktualizácii pomocou vopred autorizovaného obsahu, ktorý tím môže uverejňovať. Dáta sú uložené v uprednostňovanom cloudovom súbore používateľa.

Čo je viac? Používateľom tiež umožňuje odhadnúť vplyv propagácie na sociálnych sieťach pomocou podrobných správ. Okrem toho môžu používatelia tiež vyhľadávať a filtrovať rozhovory v sociálnych médiách pomocou hashtagov, kľúčových slov a tiež umiestnenia.

Používatelia môžu nájsť konverzácie v niekoľkých jazykoch. To im pomáha získať prehľad o tom, čo ostatní hovoria o svojej značke atď.

Cena: 30-dňová bezplatná skúšobná verzia; potom cena za 5, 99 dolárov mesačne.

Na rozdiel od všeobecného presvedčenia má recepčná na recepcii veľa vecí, ktoré sa dajú spravovať. Od správy návštevníkov, účasti na hovoroch klientov, plánovacích stretnutí, obedov alebo cestovných itinerárov až po správu klientskych databáz je potrebné urobiť veľa.

Toto sú niektoré z najlepšie automatizovaného recepčného softvéru, ktorý im pomáha šetriť čas a zjednodušiť veci. Preto ich začnite implementovať vo svojom podnikaní, aby ste zvýšili produktivitu.